Wed. Oct 17th, 2018
จัดระเบียบต้นทุนงานครัว

จัดระเบียบต้นทุนงานครัว

นอกเหนือจากการควบคุมเรื่อง ‘คุณภาพ’ และ ‘บริการ’ แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญมากในการบริหารร้านอาหาร หรือห้องอาหารในโรงแรมและรีสอร์ต คือ การควบคุม ‘การเงิน’ ซึ่งมีอยู่ 3 มิติ ครอบคลุมเรื่องต้นทุนวัตถุดิบ การใช้ข้อมูลบัญชี และเงินสด

เริ่มกันที่มิติแรก อย่าง ‘ต้นทุนวัตถุดิบ’ เนื่องจากเป็นรายจ่ายหลักของร้านอาหาร จึงต้องมีการควบคุมปริมาณอาหารที่ควรใช้ในอาหารหนึ่งจานอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้กระทบต่อกำไรของร้าน เช่น คำนวณและกำหนดไปเลยว่า อาหารจานนั้นๆ ต้องมีปริมาณเนื้อสัตว์เท่าไร ใส่กี่กรัมต่อราคาที่ซื้อมา เพราะหากใส่มากเกินไป แน่นอนว่ากำไรย่อมหดหาย

ขณะเดียวกัน ต้องมีการตรวจสอบต้นทุนวัตถุดิบอย่างสม่ำเสมอ ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ของตลาดและการขึ้นลงของราคาตามฤดูกาล โดยให้ผู้จัดส่งสินค้าเข้ามาเสนอราคา 2 รายขึ้นไป เพื่อเปรียบเทียบราคาและคุณภาพ รวมถึงเงื่อนไขการจัดส่งระยะเวลาเครดิต มีเอกสารใบสั่งซื้อชัดเจน ระบุน้ำหนัก ชนิดประเภทของสินค้า ราคาต่อหน่วย ระยะเวลาการชำระเงิน วันและเวลาในการส่งสินค้า ด้านผู้ตรวจรับสินค้าก็ต้องเข้าใจ หลักเกณฑ์ที่ร้านกำหนดไว้ รวมถึงเข้าใจรายละเอียดสินค้า เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการตรวจรับ

อีกจุดที่สำคัญมาก คือ การวางระเบียบวิธีการจัดเก็บสินค้าคงคลังอย่างชัดเจน โดยเฉพาะเนื้อสัตว์ทุกชนิด ผักสด ผลไม้ เพื่อลดปัญหาการเน่าเสียและทิ้งวัตถุดิบให้ได้มากที่สุด ซึ่งเกิดขึ้นได้จากการบริหารการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ และการสื่อสาร ประสานงานร่วมกันของพนักงานทุกคน ทั้งฝ่ายครัว ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายบริการ

นอกจากนี้ ต้องกำชับกับพนักงานเรื่องการรับคำสั่งรายการอาหารจากลูกค้าให้ถูกต้อง เพื่อตัดปัญหาการทิ้งวัตถุดิบโดยไม่จำเป็น หากมีวัตถุดิบเหลือในสินค้าคงคลังจำนวนมาก ฝ่ายครัวสามารถแจ้งพนักงานบริการลูกค้าให้นำเสนอเมนูอาหารที่มีมากต่อลูกค้าเป็นพิเศษ เพื่อขายให้ได้ก่อนถึงวันหมดอายุ

ด้านมิติที่ 2 การควบคุมต้นทุนการเงินโดยใช้ข้อมูลบัญชี ช่วยประเมินสถานการณ์รายจ่ายของร้านอาหารให้เห็นในภาพรวม โดยต้นทุนของอาหาร ส่วนใหญ่อยู่ระหว่าง 20-30% ของต้นทุนทั้งหมด ขณะที่ต้นทุนเครื่องดื่มอยู่ที่ 15-20% ต้นทุนของทรัพยากรบุคคล 30-40% ต้นทุนของสาธารณูปโภค อาทิ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ไม่เกิน 10%

มิติที่ 3 การควบคุมกระแสเงินสด เนื่องจากธุรกิจอาหารเป็นธุรกิจที่ใช้เงินสดมากกว่าเงินเชื่อ จึงต้องรักษาสภาพคล่องให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่เกิดการรั่วไหล และกระทบต่อคุณภาพกับบริการในภายหลัง

เช่น การเข้าถึงเงินสด ต้องกำหนดว่ามีแค่คนเดียวที่เข้าถึงเงินสดได้ และขณะนับเงินสด ต้องมีพยานร่วมรับรู้อย่างน้อย 1 คน หรือให้พนักงานจากแผนกอื่นที่ไม่มีส่วนได้เสียกับงานแผนกครัวมาช่วยนับเงินสด อีกวิธี คือ การบันทึกรายการขาย การยกเลิกอาหาร หรือการเปลี่ยนแปลงคำสั่งอาหารของลูกค้าแบบเรียลไทม์ ด้วยลายลักษณ์อักษร ทำให้ยากต่อการยักยอกเงินสดออกจากระบบได้

ปัจจุบันมีการพัฒนาเทคโนโลยีโปรแกรมงานบริหารร้านอาหาร มาช่วยควบคุมกระแสเงินสดที่ได้รับจากการขาย ป้องกันการยักยอกเงิน ผ่านระบบการขายที่เรียกว่า Point of Sale (POS) เพื่อตรวจสอบว่าเงินที่ได้รับจริง ตรงกับรายได้จากการขายที่ปรากฏในระบบหรือไม่ ยิ่งถ้าเป็นระบบเชื่อมต่อกับสินค้าคงคลัง ก็จะช่วยหนุนให้ฝ่ายจัดซื้อ สามารถสั่งซื้อวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ โปรแกรมดังกล่าวต้องสามารถรองรับงานรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดส่วนประกอบของอาหาร เพื่อใช้ในการคำนวณต้นทุน การกำหนดราคาได้ทั้งแบบรวมหรือแยกภาษีและเซอร์วิสชาร์จ ช่วยลดความผิดพลาดเรื่องการคำนวณยอดเงินต่างๆ เห็นรายงานรายได้จากการขายอาหารทุกประเภท และรายงานอาหารที่มียอดขายดีมากที่สุด 10 อันดับแรกของร้าน เป็นต้น

หนุนให้การบริหารต้นทุนของแผนกครัวเปี่ยมประสิทธิภาพ รวดเร็ว และไร้ความซ้ำซ้อนอีกต่อไป!