Thu. Oct 18th, 2018
Slack แอพฯ เพื่อการสื่อสารเป็นกลุ่มระดับองค์กร

Slack แอพฯ เพื่อการสื่อสารเป็นกลุ่มระดับองค์กร

แม้บางองค์กรจะได้มีการนำอีเมล เข้ามาช่วยในการติดต่อสื่อสารกันภายในทีม แต่ก็ยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทั้งหมด กล่าวคือ ผู้รับสารยังคงต้องเสียเวลาไปกับการคัดกรองอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง ยังไม่นับรวมถึงการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่มีความยากลำบาก และจะยิ่งมากขึ้นเป็นเท่าทวีเมื่อจำนวนอีเมลมีปริมาณมากขึ้น สิ่งสำคัญที่สุดที่ผู้ใช้อีเมลจะต้องไม่ลืม คือ การสื่อสารกันด้วยอีเมลนั้นเป็นการสื่อสารระบบเปิดที่ผู้คนจากภายนอกสามารถส่งอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องมาถึงเราได้ ซึ่งก็หมายรวมไปถึงสแปม (Spam) ด้วยเช่นกัน ดังนั้น อีเมลจึงอาจไม่เหมาะต่อการสื่อสารกันระหว่างทีมงานภายในเท่าใดนัก แต่จะเหมาะอย่างมากหากนำไปใช้ติดต่อสื่อสารกับผู้ติดต่อที่อยู่ภายนอกองค์กร เช่น ลูกค้า คู่ค้า หรือ ซัปพลายเออร์ เป็นต้น

ตลอดหลายปีที่ผ่านมากลวิธีในการสื่อสารระหว่างทีมงานผ่านแอพพลิเคชั่นได้มีการพัฒนาปรับเปลี่ยนไปมาก องค์กรหลายๆ แห่งได้มองหาและนำบริการหรือแอพพลิเคชั่นใหม่ๆ เข้ามาช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น จนกระทั่งได้เกิดระบบบริการที่เรียก Collaboration Tools ขึ้นมา ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นแอพพลิเคชั่นที่ใช้งานผ่านเครือข่ายเน็ตเวิร์กและอินเทอร์เน็ต ทำให้ช่วยลดข้อจำกัดหลายๆ ประการที่เกิดจากการสื่อสารด้วยการส่งอีเมลและการ Chat ลงไปได้

Slack แอพฯ เพื่อการสื่อสารเป็นกลุ่มระดับองค์กร

Slack คือหนึ่งใน Collaboration Tools ที่กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน ด้วยจำนวนผู้ใช้งานกว่า 500,000 คนต่อวัน โดยระบุเป็นทีมงานที่เข้ามาใช้มากกว่า 40,000 ทีม โดยมีระยะเวลาที่ผู้ใช้งานอยู่ Log in อยู่บนระบบบริการของ Slack เฉลี่ยราว 10 ชั่วโมงต่อวันเลยทีเดียว ด้วยความเป็น Collaboration Tools ที่ได้รับความนิยมจากหน่วยงานและองค์กรทั่วโลก ทำให้ Slack ได้กลายมาเป็นบริษัทขนาดใหญ่ที่มีมูลค่าทางธุรกิจกว่าหนึ่งพันล้านเหรียญสหรัฐไปในชั่วข้ามปีเท่านั้น

ความโดดเด่นของ Slack

  • ความสะดวกในการ Chat สื่อสารระหว่างกันภายในทีมงานและระหว่างบุคคล ความสามารถในข้อนี้แม้จะเป็นความสามารถพื้นฐานที่ดูเหมือนจะไม่ได้แตกต่างอะไรมากนักกับบริการ Chat ตัวอื่นๆ อย่าง Line, WeChat, Facebook Messenger หรือ Google HangOut แต่หากเปรียบเทียบกันที่ความสะดวกในการสืบค้นข้อความเก่าๆ แล้ว Slack นั้นมี Search box ที่จะช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาข้อความหรือข้อมูลที่ส่งถึงกันระหว่าง Chat ได้อย่างง่ายดายด้วยฟีเจอร์ที่เรียกว่า Full Text Search
  • สร้าง Channel หรือกลุ่มเฉพาะเพื่อการประสานงานร่วมกันภายในทีม ความสามารถอีกข้อที่ดูเหมือนจะไม่แตกต่างจากบริการแชทตัวอื่น แต่สิ่งที่ทำให้ Slack ใช้งานได้โดยสะดวกและเอื้อต่อการสื่อสารหรืออ้างถึงทีมหรือกลุ่มนั้นมีมากกว่า เช่น สามารถอ้างถึงกลุ่มในระหว่างแชทได้ การสร้างกลุ่มลับ เพื่อป้องกันผู้ใช้งานอื่นหรือทีมงานอื่นไม่ให้เข้าไปดู รวมไปถึงความสะดวกรวดเร็วในการสร้างกลุ่มหรือทีมงานอีกด้วย
  • ความสามารถในการจัดการไฟล์แนบต่างๆ ต้องไม่ลืมว่าระหว่างการสื่อสารกันนั้น ในทีมงานย่อมต้องมีการนำเสนอหรือการอ้างอิงไฟล์ข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ภาพ ไฟล์เอกสาร พรีเซนเทชั่น หรือแม้แต่ไฟล์สเปรดชีตต่างๆ โดยจุดเด่นของ Slack ก็คือจะช่วยแยกประเภทของไฟล์ไว้ให้ง่ายต่อการสืบค้นในยามที่ต้องการนำมาใช้ในอนาคต รวมไปถึงการเก็บบันทึกลิงก์อ้างอิงต่างๆ ที่ได้มีการนำมาวางไว้ระหว่างการสนทนา ทำให้สามารถค้นหาได้ง่ายเช่นเดียวกัน
  • การใช้งานร่วมกันกับระบบบริการ Collaboration Tools อื่นๆ และนี่คืออีกหนึ่งจุดเด่นที่ Slack ทำได้ดีมาก สำหรับผู้ที่มีแอคเคานต์ Dropbox, Google Drive, Google HangOut, Google Calendar และอื่นๆ ก็สามารถที่จะนำมาใช้งานร่วมกันกับ Slack ได้ทันที อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ https://slack.com/integrations

สำหรับผู้ใช้ท่านใดที่สนใจนำ Slack มาใช้งานก็สามารถที่จะเข้าไปยังเว็บไซต์ https://slack.com/ โดยผู้ใช้งานอาจทดลองใช้ในแบบฟรีดูก่อนก็ไม่ถือว่าผิดกติกาแต่อย่างใด สำหรับบริการในแบบฟรีนั้นจะจำกัดปริมาณข้อความที่แชทกันที่ 10,000 ข้อความ หากเกินกว่านี้ก็จะถูกลบข้อความออกจากระบบทันที ซึ่งก็รวมไปถึงการใช้งานร่วมกันกับ Collaboration Tools อื่นๆ ที่จะจำกัดแค่ไม่กี่บริการเท่านั้น ในส่วนของผู้ใช้งานที่ต้องการนำ Slack มาใช้งานอย่างจริงจังก็ควรที่จะต้องศึกษารายละเอียดเรื่องค่าใช้จ่ายให้ดี โดยสามารถดูรายละเอียดได้จาก https://slack.com/pricing

สิ่งที่สำคัญในการใช้งาน คือ การเลือกคนเข้ามาอยู่ในกลุ่ม Slack นั้น ควรเลือกเฉพาะผู้ปฏิบัติงานที่เห็นว่าสามารถแสดงความคิดเห็นและกล้าที่จะเห็นต่างบนความเป็นเหตุเป็นผลได้ ซึ่งจะทำให้งานในโครงการของเราสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างแน่นอน