จัดระเบียบต้นทุนงานครัว



นอกเหนือจากการควบคุมเรื่อง ‘คุณภาพ’ และ ‘บริการ’ แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญมากในการบริหารร้านอาหาร หรือห้องอาหารในโรงแรมและรีสอร์ต คือ การควบคุม ‘การเงิน’ ซึ่งมีอยู่ 3 มิติ ครอบคลุมเรื่องต้นทุนวัตถุดิบ การใช้ข้อมูลบัญชี และเงินสด

เริ่มกันที่มิติแรก อย่าง ‘ต้นทุนวัตถุดิบ’ เนื่องจากเป็นรายจ่ายหลักของร้านอาหาร จึงต้องมีการควบคุมปริมาณอาหารที่ควรใช้ในอาหารหนึ่งจานอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้กระทบต่อกำไรของร้าน เช่น คำนวณและกำหนดไปเลยว่า อาหารจานนั้นๆ ต้องมีปริมาณเนื้อสัตว์เท่าไร ใส่กี่กรัมต่อราคาที่ซื้อมา เพราะหากใส่มากเกินไป แน่นอนว่ากำไรย่อมหดหาย

ขณะเดียวกัน ต้องมีการตรวจสอบต้นทุนวัตถุดิบอย่างสม่ำเสมอ ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ของตลาดและการขึ้นลงของราคาตามฤดูกาล โดยให้ผู้จัดส่งสินค้าเข้ามาเสนอราคา 2 รายขึ้นไป เพื่อเปรียบเทียบราคาและคุณภาพ รวมถึงเงื่อนไขการจัดส่งระยะเวลาเครดิต มีเอกสารใบสั่งซื้อชัดเจน ระบุน้ำหนัก ชนิดประเภทของสินค้า ราคาต่อหน่วย ระยะเวลาการชำระเงิน วันและเวลาในการส่งสินค้า ด้านผู้ตรวจรับสินค้าก็ต้องเข้าใจ หลักเกณฑ์ที่ร้านกำหนดไว้ รวมถึงเข้าใจรายละเอียดสินค้า เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการตรวจรับ

อีกจุดที่สำคัญมาก คือ การวางระเบียบวิธีการจัดเก็บสินค้าคงคลังอย่างชัดเจน โดยเฉพาะเนื้อสัตว์ทุกชนิด ผักสด ผลไม้ เพื่อลดปัญหาการเน่าเสียและทิ้งวัตถุดิบให้ได้มากที่สุด ซึ่งเกิดขึ้นได้จากการบริหารการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ และการสื่อสาร ประสานงานร่วมกันของพนักงานทุกคน ทั้งฝ่ายครัว ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายบริการ

นอกจากนี้ ต้องกำชับกับพนักงานเรื่องการรับคำสั่งรายการอาหารจากลูกค้าให้ถูกต้อง เพื่อตัดปัญหาการทิ้งวัตถุดิบโดยไม่จำเป็น หากมีวัตถุดิบเหลือในสินค้าคงคลังจำนวนมาก ฝ่ายครัวสามารถแจ้งพนักงานบริการลูกค้าให้นำเสนอเมนูอาหารที่มีมากต่อลูกค้าเป็นพิเศษ เพื่อขายให้ได้ก่อนถึงวันหมดอายุ

ด้านมิติที่ 2 การควบคุมต้นทุนการเงินโดยใช้ข้อมูลบัญชี ช่วยประเมินสถานการณ์รายจ่ายของร้านอาหารให้เห็นในภาพรวม โดยต้นทุนของอาหาร ส่วนใหญ่อยู่ระหว่าง 20-30% ของต้นทุนทั้งหมด ขณะที่ต้นทุนเครื่องดื่มอยู่ที่ 15-20% ต้นทุนของทรัพยากรบุคคล 30-40% ต้นทุนของสาธารณูปโภค อาทิ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ไม่เกิน 10%

มิติที่ 3 การควบคุมกระแสเงินสด เนื่องจากธุรกิจอาหารเป็นธุรกิจที่ใช้เงินสดมากกว่าเงินเชื่อ จึงต้องรักษาสภาพคล่องให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่เกิดการรั่วไหล และกระทบต่อคุณภาพกับบริการในภายหลัง

เช่น การเข้าถึงเงินสด ต้องกำหนดว่ามีแค่คนเดียวที่เข้าถึงเงินสดได้ และขณะนับเงินสด ต้องมีพยานร่วมรับรู้อย่างน้อย 1 คน หรือให้พนักงานจากแผนกอื่นที่ไม่มีส่วนได้เสียกับงานแผนกครัวมาช่วยนับเงินสด อีกวิธี คือ การบันทึกรายการขาย การยกเลิกอาหาร หรือการเปลี่ยนแปลงคำสั่งอาหารของลูกค้าแบบเรียลไทม์ ด้วยลายลักษณ์อักษร ทำให้ยากต่อการยักยอกเงินสดออกจากระบบได้

ปัจจุบันมีการพัฒนาเทคโนโลยีโปรแกรมงานบริหารร้านอาหาร มาช่วยควบคุมกระแสเงินสดที่ได้รับจากการขาย ป้องกันการยักยอกเงิน ผ่านระบบการขายที่เรียกว่า Point of Sale (POS) เพื่อตรวจสอบว่าเงินที่ได้รับจริง ตรงกับรายได้จากการขายที่ปรากฏในระบบหรือไม่ ยิ่งถ้าเป็นระบบเชื่อมต่อกับสินค้าคงคลัง ก็จะช่วยหนุนให้ฝ่ายจัดซื้อ สามารถสั่งซื้อวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ โปรแกรมดังกล่าวต้องสามารถรองรับงานรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดส่วนประกอบของอาหาร เพื่อใช้ในการคำนวณต้นทุน การกำหนดราคาได้ทั้งแบบรวมหรือแยกภาษีและเซอร์วิสชาร์จ ช่วยลดความผิดพลาดเรื่องการคำนวณยอดเงินต่างๆ เห็นรายงานรายได้จากการขายอาหารทุกประเภท และรายงานอาหารที่มียอดขายดีมากที่สุด 10 อันดับแรกของร้าน เป็นต้น

หนุนให้การบริหารต้นทุนของแผนกครัวเปี่ยมประสิทธิภาพ รวดเร็ว และไร้ความซ้ำซ้อนอีกต่อไป!


Organize Kitchen Work Cost

Organize Kitchen Work Cost

Rather than controlling ‘Quality’ and ‘Service Providing’, one of the most important elements in food shop or restaurant in hotel and resort is the ‘Financial’ control, which is divided into 3 dimensions ranged in ingredient cost, accounting data using, and cash.

Beginning with the first dimension as ‘Ingredient cost’, since this is the main expenditure of restaurant, it needs the distinctive control of the proper food amount per dish so that it shall not affect restaurant’s profit. For example do the decisive calculation and designation for how much meat should be put into the dish or how many grams should be put in per buying price because if we put in too much meat, the profit will definitely be less.

In the same time, it requires constant ingredient cost check in accordance to market situation, and seasonal price fluctuation by asking the quotations from 2 suppliers or more to compare the price and quality as well as delivery condition, credit term, while it will be better if supplier shall have distinctive purchase order (PO) that indicate total weight, type of product, price per unit, time period, type of payment, product delivery date and time, on the other hand, product recipient needs to understand criterion designated by restaurant as well as product description so that there will be no mistake occurred during product receiving stage.

Another most important element is the distinctive inventory organizing particularly for every kind of meat, fresh vegetable, and fruit to reduce rotten and waste dumping problems as many as it could be. This can be achieved from effective purchasing and good collaboration and communication among all staffs including kitchen, purchasing and service providing units.

Besides, the restaurant owner needs to urge its staffs to correctly take order from customer to cut off unnecessary ingredient dumping. In case of having large numbers of ingredients left in stock, kitchen unit can notify service providing unit to specially introduce such dishes to customer so that they can be sold before their expiration date.

For the second dimension, ‘Financial cost control’ with accounting data can help evaluate restaurant’s overall expenditure situation, which mostly the cost of food is ranged between 20 – 30% of overall cost, while the cost of beverages is ranged between 15 – 20%, 30 – 40% for the cost of human resource, and no exceeding 10% for the cost of infrastructure such as electricity charge, water supply charge, telephone charge.

The last dimension is ‘Cash flow control’. Since food business is depended on cash rather than credit, it needs to maintain liquidity so that the business can smoothly run with no leak and after effect to the quality and service providing later on.

For example access to cash, only one person should be indicated to have the access to the case, while during cash counting, there should be at least one person witnessing such action, or allowing the staff from the other unit who has nothing to do with kitchen unit work to jointly count the cash. The other method is the real-time handwritten note for selling list, food cancellation or customer’s order change, which makes it harder to embezzle cash out of the system.

The chef slicing vegetables.

Currently, restaurant management program is used to control cash flow received from selling, and prevent cash embezzling via selling system called Point of Sale (POS) to check whether the cash received matches with revenue from selling shown in the system or not. And if this system can be linked up with stock inventory, it will help purchasing unit to perform effective ingredient buying.

Besides, such program must be able to handle multi-dimension works including food ingredient designation for cost calculation, price designation for both grand total or tax and service charge separation, error reduction for all types of balance calculation, revenue report earned from all kinds of food selling, report of top 10 restaurant’s selling dishes, etc.

Therefore, this program shall allow effective, quick and non-repeatable cost management for kitchen unit!

ที่มา: นิตยสาร Thai Hotels & Travel Vol.8 No.47

Comment Box